Políticas de protección de datos personales

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, El grupo empresarial Louis Barton adopta las presentes políticas para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales, laborales o productivas.

De esta manera, El grupo empresarial Louis Barton manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad.

El grupo empresarial Louis Barton tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos.

Así mismo Grupo empresarial Louis Barton no comercializa, ni transfiere, ni comparte sus bases de datos, hace uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

Datos del responsable de tratamiento de las bases de datos:

LOUIS BARTON ZONA FRANCA S.A.S.

CORREGIMIENTO CAIMALITO, ZONA FRACA INTERNACIONAL DE PEREIRA. B-36

TELEFONOS (6) 3153742- 3153731

E-MAIL: [email protected]

Datos del encargado de tratamiento de las bases de datos:

NIDIA SOFIA ARANGO HURTADO

CARGO: CONTADORA

CORREGIMIENTO CAIMALITO, ZONA FRACA INTERNACIONAL DE PEREIRA. B-36

TELEFONOS (6) 3153742- 3153731

E-MAIL: [email protected] 

INDUSGTRIAS SUR E.U.

AV.30 DE AGOSTO # 87-763, PEREIRA

TELEFONOS (6) 3200070

E-MAIL: [email protected]rton.com

Datos del encargado de tratamiento de las bases de datos:

NIDIA SOFIA ARANGO HURTADO

CARGO: CONTADORA

AV.30 DE AGOSTO # 87-763, PEREIRA

TELEFONOS (6) 3200070

E-MAIL: [email protected]

INDUSTRIAS BUENOS AIRES LTDA.

CRA 14 #103-45, BODEGA 13. PEREIRA.

TELEFONOS (6) 3205453

E-MAIL: [email protected]

Datos del encargado de tratamiento de las bases de datos:

ANALID LOZANO PULIDO

CARGO: CONTADORA

CRA 14 #103-45, BODEGA 13. PEREIRA.

TELEFONOS (6) 3205453

E-MAIL: [email protected]

CAMISAS EL DUQUE LTDA.

CRA 58 # 127- 59. LOCAL 104. BOGOTA.

TELEFONOS (1) 2261628

E-MAIL: [email protected]

Datos del encargado de tratamiento de las bases de datos:

ANALID LOZANO PULIDO

CARGO: CONTADORA

CRA 14 #103-45, BODEGA 13. PEREIRA.

TELEFONOS (6) 3205453

E-MAIL: [email protected]

1. ALCANCE

Estas políticas de protección de datos personales se aplicarán a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Grupo empresarial Louis Barton.

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos privados: son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales y jurídicas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte del Grupo empresarial Louis Barton tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

Conocer los datos personales sobre los cuales el grupo empresarial Louis Barton está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a Grupo empresarial Louis Barton para el tratamiento de sus datos personales.

Ser informado por el grupo empresarial Louis Barton previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

Solicitar al Grupo empresarial Louis Barton la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y el grupo empresarial Louis Barton en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

4. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

Bases de datos de empleados: son las bases de datos manuales, físicas o digitales que contienen datos de las personas naturales que se han vinculado laboralmente con el grupo empresarial Louis Barton, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorpora tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores.

Bases de datos de clientes: son las bases de datos manuales o digitales que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales para la venta de bienes que hacen parte del objeto social de la empresa. Esta base de datos contiene datos públicos y privados, los cuales solo tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere autorización previa del titular.

Bases de datos de proveedores: son las bases de datos manuales o digitales que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con la disposiciones contractuales para la adquisición de bienes y servicios demandados por ella para su normal funcionamiento. Esta base de datos contiene datos públicos y privados, los cuales solo tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere autorización previa del titular.

5. TRATAMIENTO

El grupo empresarial Louis Barton actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes y proveedores.

6. FINALIDADLos Datos Personales son objeto de tratamiento por parte del grupo empresarial Louis Barton con las siguientes finalidades:Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de Grupo empresarial Louis Barton beneficiarios del servicio de salud.Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos, además de la evaluación de la calidad del producto y servicio ofrecido.Para asegurar el suministro oportuno y de calidad con los Proveedores, gestionar pedidos y enviar información de re-evaluación de desempeños.Para comunicar actividades  de la marca  relacionadas con el área de mercadeo y promociones, por medio de emails y/o otros medios de comunicación.

7. AUTORIZACIÓN

7. 1 Datos públicos: El grupo empresarial Louis Barton advierte que, trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contemplados en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

7. 2 Datos privados: El grupo empresarial Louis Barton restringe el tratamiento de datos privados a lo estrictamente indispensable y solicita consentimiento previo y expreso a los titulares, representantes o apoderados, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

7.3 Datos sensibles: El grupo empresarial Louis Barton restringe el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicita consentimiento previo y expreso a los titulares, representantes o apoderados, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. El grupo empresarial Louis Barton utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

Cuando el tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles.

El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital, y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

7.4 Tratamiento de datos de menores: el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está reglamentado excepto cuando se traten de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Autorización previa para el tratamiento de datos privados, sensibles y de menores significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que el grupo empresarial Louis Barton realice el tratamiento de sus datos personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la empresa, tales como:

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización o mediando aceptación vía correo electrónico.
  • Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Grupo empresarial Louis Barton ., es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

8. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS POLÍTICAS.

El área de Contabilidad tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de estas políticas, debido a que posee el control y la administración del software contable donde se almacenan todas las bases de datos digitales, además posee autoridad para el control de las bases de datos físicas que estén bajo responsabilidad de otros procesos. Para el efecto, todos los empleados que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a reportar estas Bases de Datos al Departamento de Contabilidad y a informarle de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

De igual manera todos los titulares pueden ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, comunicándose es este departamento, con la persona encargada del tratamiento de bases de datos.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

El grupo empresarial Louis Barton adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Los privilegios para administración de recursos tecnológicos, servicios de red y sistemas de información son asignados solamente para el encargado de tratamiento de bases de datos.

Los usuarios del software contable, los servicios de red y los sistemas de información de Grupo empresarial Louis Barton deben hacerse responsables de las acciones realizadas en los mismos, así como del usuario y contraseña asignados para el acceso a estos.

Los empleados no deben compartir sus cuentas de usuario y contraseñas con otros compañeros o con personal provisto por terceras partes.

Los Jefes de proceso deben velar porque las contraseñas de sistemas de alarma, llaves y otros mecanismos de seguridad de acceso a sus áreas solo sean utilizados por el personal autorizado y, salvo situaciones de emergencia u otro tipo de eventos que por su naturaleza lo requieran, estos no sean transferidos a otros empleados de la empresa.

El grupo empresarial Louis Barton proporciona los mecanismos necesarios que garanticen la protección de la información y los recursos de la plataforma tecnológica en donde se procesa y almacena, adoptando los controles necesarios para evitar la divulgación, modificación o daño permanente ocasionados por el contagio de software malicioso.

El grupo empresarial Louis Barton certifica la generación de copias de respaldo y almacenamiento de su información crítica y bases de datos personales, proporcionando los recursos necesarios y estableciendo los procedimientos y mecanismos para la realización de estas actividades. Las áreas propietarias de la información y de las bases de datos, definen la estrategia a seguir y los periodos de retención para el respaldo y almacenamiento de la información.

10. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA.

El grupo empresarial Louis Barton puede modificar los términos y condiciones del presente documento, como parte de nuestro esfuerzo por cumplir las obligaciones establecidas por la ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que le complementen.

En los casos en los que esto ocurra se publicará el nuevo documento en la página web: www.louisbarton.com.

Las presentes políticas entran en vigencia a partir de los diecisiete (17) días del mes de junio del año 2015.

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